LifeCycle Management bij een Zorgorganisatie

Organisatieprofiel

Een toonaangevende zorgorganisatie met 50 locaties en 1.300 medewerkers, actief in zowel thuiszorg als gespecialiseerde zorg. De organisatie ondersteunt cliënten met uiteenlopende zorgbehoeften, variërend van kortdurende ondersteuning tot langdurige intensieve zorg. Het personeel werkt op diverse locaties of vanuit huis en maakt gebruik van een breed scala aan digitale hulpmiddelen, waaronder laptops, tablets, mobiele telefoons en gespecialiseerde medische apparatuur.

Uitdagingen

Fragmentatie in IT-beheer

Het beheer van IT-apparatuur was gedecentraliseerd, waardoor er weinig overzicht was over de volledige IT-infrastructuur. Dit resulteerde in inefficiënt voorraadbeheer, vertraagde updates en inconsistenties in de afhandeling van defecten.

Hoge personeelsmobiliteit

De organisatie heeft een hoog verloop en een constante instroom van nieuw personeel, wat leidde tot omslachtige onboarding- en offboardingprocessen. Het managen van apparaten voor nieuwe en vertrekkende medewerkers was tijdrovend en foutgevoelig.

Dataveiligheid en compliance

Als zorgorganisatie wordt gewerkt met gevoelige cliëntgegevens. Het veilig wissen van gegevens van afgeschreven apparaten voldeed niet volledig aan de strenge AVG-normen, wat een potentieel risico vormde.

Duurzaamheid en kostenbesparing

De organisatie streefde naar een duurzamere IT-strategie met minder verspilling en een betere benutting van de restwaarde van apparaten. Tegelijkertijd wilde men de kosten voor hardwarebeheer reduceren.

Lifecycle Management Oplossing

Asset Management

• Digitaal portaal: Een centraal beheersysteem werd geïntroduceerd, waarin de organisatie real-time inzicht kreeg in de volledige IT-infrastructuur. Het systeem biedt overzicht van de hardware, voorraadstatus en de levensduur van apparaten, inclusief een geautomatiseerde melding wanneer apparaten aan vervanging toe zijn.
• Strategische nulmeting: Er werd een uitgebreide inventarisatie uitgevoerd om alle apparaten en configuraties in kaart te brengen. Dit vormde de basis voor een strategisch lifecyclebeheerplan, specifiek afgestemd op de behoeften.

Voorraad, Logistiek en Planning

• Persona-gebaseerd aanbod: De hardware werd afgestemd op verschillende gebruikersgroepen, zoals verpleegkundigen, artsen en administratief personeel, met een focus op gebruiksgemak en efficiëntie.
• Pre-geconfigureerde levering: Alle apparaten werden gebruiksklaar geleverd, inclusief vooraf geïnstalleerde software, zodat medewerkers direct aan de slag konden. Leveringen werden georganiseerd op elke gewenste locatie, inclusief thuisadressen.

Joiners, Leavers en Defecten

• Gestroomlijnde onboarding en offboarding: Nieuwe medewerkers kregen binnen 24 uur volledig geconfigureerde apparatuur. Bij offboarding werd apparatuur opgehaald, veilig gewist en opnieuw ingezet of opgeslagen.
• Snelle defectafhandeling: de organisatie profiteerde van een “Next Business Day Swap”-proces, waarmee defecte apparaten snel werden vervangen, zodat medewerkers minimale downtime ervoeren.

Afvoer en Refurbishing

• Gecertificeerde datavernietiging: Data op oude apparaten werd veilig gewist volgens de hoogste normen, inclusief een certificaat van vernietiging.
• Duurzaam hergebruik: Functionele apparaten werden refurbished en opnieuw ingezet. Waar mogelijk werden apparaten met restwaarde verkocht, wat extra middelen opleverde voor toekomstige IT-investeringen.

Resultaten en Voordelen

• Efficiënt IT-beheer: Een centraal beheerd systeem verminderde de administratieve last en gaf real-time inzicht in de staat van alle hardware.
• Verbeterde personeelsproductiviteit: Medewerkers konden sneller aan de slag met betrouwbare en goed geconfigureerde apparatuur, terwijl defecten snel werden opgelost.
• Betere databeveiliging: Gegevens werden veilig gewist en voldeed aan de strengste AVG-normen, wat het risico op datalekken minimaliseerde.
• Duurzaamheid en kostenbesparing: Door refurbishing en recycling van apparaten niet alleen de ecologische voetafdruk te verkleinen, maar ook kosten te besparen.